Dicas sobre "acordo entre sócios" para escritórios de advocacia

A profissionalização da gestão dos escritórios de advocacia exige a utilização de instrumentos pertinentes à gestão corporativa das empresas.

 

O acordo entre sócios é mais um item dessa lista!

Toda sociedade precisa ser organizada, é preciso ter regras de convívio, visando que tudo flua bem, sobretudo, para que os objetivos sociais sejam alcançados. Isso não é diferente com o seu escritório de advocacia! A sociedade de advogados precisa ter regras de convívio.

O instrumento adequado para que tudo seja organizado na melhor forma possível é a celebração de um “acordo entre sócios”. Esse documento é algo que vai além do simples “contrato social” que constituiu a sociedade. O contrato social visa constituir juridicamente a sociedade de advogados, perante a OAB e perante terceiros. O acordo entre sócios é algo mais íntimo, um regramento interno, inclusive, que nem deve ser divulgado.

O acordo entre sócios disciplina a “partilha de poder”, ou seja, define como os sócios exercerão o controle da administração da sociedade. Indicará quem pode tomar decisões, como pode, até onde pode, de que forma deve etc. Definirá, por exemplo, a necessidade de reuniões entre os sócios, o sistema de voto para decisões importantes, a forma de sucessão dos sócios, a aceitação de familiares, a distribuição de dividendos, etc.

Então, o “acordo entre sócios” disciplina e formaliza as relações internas entre os sócios, relações estas que influenciam a condução do escritório. Espelha aquilo que foi combinado a partir de um senso comum, então, certamente será preciso que ocorram reuniões específicas para definir os principais itens que deverão constar em tal documento e também discussões sobre as regras que ali constarão.

É evidente que um acordo prévio e escrito evita conflitos, inclusive, naqueles casos em que é preciso tomar decisões importantes e estratégicas. Não é em todo momento que os sonhos pessoais dos sócios coincidem ou pelo menos se dirigem ao mesmo ponto. Nem sempre todos possuem opiniões pessoais convergentes. Então, um direcionamento escrito sobre a forma de decidir consensualmente torna-se fundamental para a boa gestão do escritório.

Trata-se mesmo do pilar de uma boa governança corporativa do escritório e assim permitirá que os sócios se dediquem ao principal, ou seja, ao negócio propriamente dito. Com foco no negócio, além de se evitar conflitos, o acordo de sócios vai agilizar e facilitar a tomada de decisões.

Um efeito paralelo a ser destacado é o seguinte: a sua equipe de trabalho, seus colaboradores, estarão mais efetivamente ligados aos objetivos comuns do escritório ao compreenderem que não há conflitos entre os sócios, não há divergências na gestão do escritório e efetivamente perceberem que as decisões são ágeis e desburocratizadas. Isso vai contaminá-los, positivamente, é claro!

É essencial compreender o seguinte: não espere o problema acontecer! É preciso criar um cenário de efetiva prevenção. Se todos os sócios estão convencidos que é melhor “prevenir do que remediar”, mãos à obra! Além disso, como ponto de partida, tenha em mente que a sustentabilidade do negócio é objetivo comum e inevitável para todos os sócios! Mas, para que isso aconteça é preciso que o escritório esteja bem organizado, planejado e direcionado. Ou seja, é preciso colocar algumas regras no papel!

Os objetivos gerais, então, seriam os seguintes: preservação e sustentabilidade das finanças do escritório, manutenção e aumento da rentabilidade do escritório, convivência saudável entre os sócios e os colaboradores.

Os princípios que devem nortear a elaboração deste documento seriam os seguintes: equidade, simplicidade, praticidade e transparência. Com isso, ficará fácil aceitar, criar e implantar as regras!

Não é possível criar um modelo. Na verdade, não é conveniente criar um modelo. Cada negócio tem suas particularidades entre os sócios. A única alternativa é a indicação de itens que devem ser considerados e a partir deles os sócios criarão os itens e os textos das regras concernentes aos mesmos.

Vejamos alguns exemplos:

- definir como se dará a sucessão do patrimônio e da gestão do escritório no caso de afastamento de um sócio, por exemplo, no caso de herdeiros;

- definir as alçadas de decisão, distribuindo funções entre os sócios na área financeira, na área de pessoas, na administração das equipes, etc. Preocupar-se em não somente atribuir funções internas, mas efetivamente regulamentar a liberdade que cada sócio terá para agir isoladamente nas respectivas funções internas.

- definir as regras de entrada e saída de sócios, inclusive, o poder de veto, a opção de alienar parcialmente suas próprias quotas, etc. Esse item pode estar vinculado ao eventual plano de carreira do escritório, privilegiando, por exemplo, associados que pretendam ingressar na sociedade.

- detalhar as regras de distribuição de dividendos, com o fluxo de entrada e saída dos valores, pagamento de despesas, pró labore, distribuição de lucros, adiantamentos, bônus, fundos de investimento, fundo de reserva, etc.

- como se deve exigir e realizar o aporte de capital e eventuais financiamentos ou empréstimos em prol da sociedade;

- como se definirá previamente a forma de se calcular o valor da empresa, para fins de abertura de novas quotas, de alienação de quotas, de liquidação de quotas, etc.

- definição de temas que dependam de reuniões, inclusive, definindo-as como ordinárias ou extraordinárias, como, por exemplo, a necessidade de reunião mensal para análise e deliberação do caixa e pagamentos do mês anterior, bem como a necessidade de reunião anual para discussão do plano estratégico do escritório;

- criar alternativa clara sobre a solução de conflitos internos, definindo quando e como deve ser provocado o sistema indicado, como, por exemplo, a intermediação externa, a contratação de auditoria, a convocação de um mentor, etc.

- definir hipóteses mínimas para possível fusão ou aquisição de outros escritórios, salientando possível direito a veto, impedimentos, etc.

- definir regras básicas sobre a contratação de pessoas para trabalhar na equipe e ou para prestar serviços, indicando possíveis impedimentos, bem como a forma de convite, a análise do serviço, do orçamento, a necessidade de abertura de concorrência e a definição de contratação.

- definir regras básicas sobre a forma de cálculo do preço do serviço do escritório, com indicação de fórmulas, itens mínimos, formas de pagamento, perfil para advocacia pro bono, atendimento de familiares, etc.

- definir regras básicas sobre método de trabalho, envolvimento com a equipe, distribuição de tarefas entre os colaboradores e a distribuição da função dos sócios na sociedade (administração, responsabilidade pelo cliente, captação comercial e gestão do trabalho);

- definir regras sobre prestação de contas para gastos com processos, repasse de valores, despesas de viagem, etc.

- definir eventuais autonomias e limites no aspecto financeiro do negócio sempre que for possível, como, por exemplo, decisões de desconto para clientes, decisões sobre acordos em processos judiciais e honorários sucumbenciais, etc.

- indicar o que será visto como concorrência e incompatibilidades em atividades externas que possam prejudicar os objetivos comuns.

- definir se os sócios poderão e como deverão conduzir negócios “extramuros”, como por exemplo, sociedade em outros negócios, aquisição de bens e direitos, etc.

Veja, então, que são muitos detalhes, porém são muito específicos para cada negócio. O ideal é ler algo mais a respeito, tendo em mente a possível aplicação deste conteúdo nas empresas familiares, onde o acordo entre sócios é muito comum, seja nas sociedades por ações, nas limitadas, sociedades anônimas, etc.

Observar que em escritórios com maior complexidade, sobretudo, com maior tamanho, a criação de conselhos consultivos, conselhos administrativos, comitês, etc., podem ser essenciais para o bom andamento da gestão corporativa!

Então, não espero o problema, vamos começar hoje!

Grande abraço!