A profissionalização da gestão dos escritórios de advocacia exige a utilização de instrumentos pertinentes à gestão corporativa das empresas.
O acordo entre sócios é mais um item dessa lista!
Toda sociedade precisa ser
organizada, é preciso ter regras de convívio, visando que tudo flua bem,
sobretudo, para que os objetivos sociais sejam alcançados. Isso não é diferente
com o seu escritório de advocacia! A sociedade de advogados precisa ter regras
de convívio.
O instrumento adequado para que
tudo seja organizado na melhor forma possível é a celebração de um “acordo
entre sócios”. Esse documento é algo que vai além do simples “contrato social”
que constituiu a sociedade. O contrato social visa constituir juridicamente a
sociedade de advogados, perante a OAB e perante terceiros. O acordo entre
sócios é algo mais íntimo, um regramento interno, inclusive, que nem deve ser
divulgado.
O acordo entre sócios disciplina
a “partilha de poder”, ou seja, define como os sócios exercerão o controle da
administração da sociedade. Indicará quem pode tomar decisões, como pode, até
onde pode, de que forma deve etc. Definirá, por exemplo, a necessidade de
reuniões entre os sócios, o sistema de voto para decisões importantes, a forma
de sucessão dos sócios, a aceitação de familiares, a distribuição de
dividendos, etc.
Então, o “acordo entre sócios”
disciplina e formaliza as relações internas entre os sócios, relações estas que
influenciam a condução do escritório. Espelha aquilo que foi combinado a partir
de um senso comum, então, certamente será preciso que ocorram reuniões
específicas para definir os principais itens que deverão constar em tal
documento e também discussões sobre as regras que ali constarão.
É evidente que um acordo prévio e
escrito evita conflitos, inclusive, naqueles casos em que é preciso tomar
decisões importantes e estratégicas. Não é em todo momento que os sonhos
pessoais dos sócios coincidem ou pelo menos se dirigem ao mesmo ponto. Nem
sempre todos possuem opiniões pessoais convergentes. Então, um direcionamento
escrito sobre a forma de decidir consensualmente torna-se fundamental para a
boa gestão do escritório.
Trata-se mesmo do pilar de uma
boa governança corporativa do escritório e assim permitirá que os sócios se
dediquem ao principal, ou seja, ao negócio propriamente dito. Com foco no
negócio, além de se evitar conflitos, o acordo de sócios vai agilizar e
facilitar a tomada de decisões.
Um efeito paralelo a ser
destacado é o seguinte: a sua equipe de trabalho, seus colaboradores, estarão mais
efetivamente ligados aos objetivos comuns do escritório ao compreenderem que
não há conflitos entre os sócios, não há divergências na gestão do escritório e
efetivamente perceberem que as decisões são ágeis e desburocratizadas. Isso vai
contaminá-los, positivamente, é claro!
É essencial compreender o
seguinte: não espere o problema acontecer! É preciso criar um cenário de
efetiva prevenção. Se todos os sócios estão convencidos que é melhor “prevenir
do que remediar”, mãos à obra! Além disso, como ponto de partida, tenha em mente que a sustentabilidade do
negócio é objetivo comum e inevitável para todos os sócios! Mas, para que isso
aconteça é preciso que o escritório esteja bem organizado, planejado e
direcionado. Ou seja, é preciso colocar algumas regras no papel!
Os objetivos gerais, então, seriam os seguintes: preservação e
sustentabilidade das finanças do escritório, manutenção e aumento da rentabilidade
do escritório, convivência saudável entre os sócios e os colaboradores.
Os princípios que devem nortear a elaboração deste documento
seriam os seguintes: equidade, simplicidade, praticidade e transparência. Com
isso, ficará fácil aceitar, criar e implantar as regras!
Não é possível criar um modelo.
Na verdade, não é conveniente criar um modelo. Cada negócio tem suas
particularidades entre os sócios. A única alternativa é a indicação de itens
que devem ser considerados e a partir deles os sócios criarão os itens e os
textos das regras concernentes aos mesmos.
Vejamos alguns exemplos:
- definir como se dará a sucessão
do patrimônio e da gestão do escritório no caso de afastamento de um sócio, por
exemplo, no caso de herdeiros;
- definir as alçadas de decisão,
distribuindo funções entre os sócios na área financeira, na área de pessoas, na
administração das equipes, etc. Preocupar-se em não somente atribuir funções
internas, mas efetivamente regulamentar a liberdade que cada sócio terá para
agir isoladamente nas respectivas funções internas.
- definir as regras de entrada e
saída de sócios, inclusive, o poder de veto, a opção de alienar parcialmente
suas próprias quotas, etc. Esse item pode estar vinculado ao eventual plano de
carreira do escritório, privilegiando, por exemplo, associados que pretendam
ingressar na sociedade.
- detalhar as regras de
distribuição de dividendos, com o fluxo de entrada e saída dos valores,
pagamento de despesas, pró labore, distribuição de lucros, adiantamentos,
bônus, fundos de investimento, fundo de reserva, etc.
- como se deve exigir e realizar
o aporte de capital e eventuais financiamentos ou empréstimos em prol da
sociedade;
- como se definirá previamente a
forma de se calcular o valor da empresa, para fins de abertura de novas quotas,
de alienação de quotas, de liquidação de quotas, etc.
- definição de temas que dependam
de reuniões, inclusive, definindo-as como ordinárias ou extraordinárias, como,
por exemplo, a necessidade de reunião mensal para análise e deliberação do
caixa e pagamentos do mês anterior, bem como a necessidade de reunião anual
para discussão do plano estratégico do escritório;
- criar alternativa clara sobre a
solução de conflitos internos, definindo quando e como deve ser provocado o
sistema indicado, como, por exemplo, a intermediação externa, a contratação de
auditoria, a convocação de um mentor, etc.
- definir hipóteses mínimas para
possível fusão ou aquisição de outros escritórios, salientando possível direito
a veto, impedimentos, etc.
- definir regras básicas sobre a
contratação de pessoas para trabalhar na equipe e ou para prestar serviços,
indicando possíveis impedimentos, bem como a forma de convite, a análise do
serviço, do orçamento, a necessidade de abertura de concorrência e a definição
de contratação.
- definir regras básicas sobre a
forma de cálculo do preço do serviço do escritório, com indicação de fórmulas,
itens mínimos, formas de pagamento, perfil para advocacia pro bono, atendimento
de familiares, etc.
- definir regras básicas sobre
método de trabalho, envolvimento com a equipe, distribuição de tarefas entre os
colaboradores e a distribuição da função dos sócios na sociedade
(administração, responsabilidade pelo cliente, captação comercial e gestão do
trabalho);
- definir regras sobre prestação
de contas para gastos com processos, repasse de valores, despesas de viagem,
etc.
- definir eventuais autonomias e
limites no aspecto financeiro do negócio sempre que for possível, como, por
exemplo, decisões de desconto para clientes, decisões sobre acordos em
processos judiciais e honorários sucumbenciais, etc.
- indicar o que será visto como concorrência
e incompatibilidades em atividades externas que possam prejudicar os objetivos
comuns.
- definir se os sócios poderão e
como deverão conduzir negócios “extramuros”, como por exemplo, sociedade em
outros negócios, aquisição de bens e direitos, etc.
Veja, então, que são muitos
detalhes, porém são muito específicos para cada negócio. O ideal é ler algo
mais a respeito, tendo em mente a possível aplicação deste conteúdo nas empresas
familiares, onde o acordo entre sócios é muito comum, seja nas sociedades por
ações, nas limitadas, sociedades anônimas, etc.
Observar que em escritórios com
maior complexidade, sobretudo, com maior tamanho, a criação de conselhos consultivos,
conselhos administrativos, comitês, etc., podem ser essenciais para o bom
andamento da gestão corporativa!
Então, não espero o problema,
vamos começar hoje!
Grande abraço!
