Dicas sobre as planilhas gerenciais mais importantes para seu escritório!

A gestão do seu escritório depende e muito da colheita, da análise e do tratamento das informações para possíveis decisões estratégicas. Isso acontece com o marketing, quando é importante saber do cliente novo que chegou por onde veio, quem o indicou ou como ficou sabendo sobre o escritório? Ao analisar tais informações de 10 clientes, por exemplo, é possível visualizar qual é o canal de marketing está funcionando com o seu escritório.

Isso também acontece com o controle sobre o volume de serviços que determinado cliente lhe traz no cotidiano para que possa comparar com o valor dos honorários que recebe e decidir, após analisar as informações obtidas, se realmente o cliente é financeiramente rentável e, com isso, inclusive, caso seja necessário, propor mudanças específicas como a revisão do referido contrato, para que ele represente o equilíbrio economico e financeiro desejado, justo.

Eu gosto muito da leitura do livro "O pequeno príncipe" de Antoine de Saint-Exupéry. Parece um livro somente para crianças, mas cada vez que leio posso compreender mais e melhor algumas passagens. O príncipe visita diversos planetas ao longo do livro e num deles encontra "o empresário". Em tal passagem o autor nos questiona: de que adianta termos números, contar coisas, se não sabemos o que fazer com eles?

O príncipe se aproxima do empresário que está contando estrelas e ouve ele falando em voz alta um número, como se estivesse contando algo, e lhe pergunta...

"Milhões de que?

O empresário compreendeu que não tinha chance de ter paz:

_ Milhões dessas coisinhas que se veem às vezes no céu.

_ Moscas?

_ Não, não. Essas coisinhas que brilham.

_ Vagalumes?

_ Também não. Essas coisinhas douradas que fazem sonhar os preguiçosos. Mas eu sou uma pessoa séria! Não tenho tempo para divagações!

_ Ah! Estrelas!

_ Isso mesmo. Estrelas.

_ E o que fazes com quinhentos milhões de estrelas?

_ Quinhentos e um milhões, seiscentas e vinte e duas mil, setecentas e trinta e uma. Eu sou um sujeito sério. Gosto de exatidão.

_ E o que fazes com estas estrelas?

_ O que faço com elas?

_ Sim.

_ Nada. Eu as possuo.

(...)

_ Isso quer dizer que eu escrevo num pedaço de papel o número de estrelas que possuo. Depois tranco o papel numa gaveta."

Repito a pergunta que fiz acima: de que adianta termos números e informações se não sabemos o que fazer com elas? Alguns escritórios não possuem dados algum, outros possuem e nada realizam com tais informações. Ora, os dois estão errados e, mais errado está o segundo, que tem trabalho para colher informações e nada faz com elas!

A gestão básica financeira de um escritório é parecida com a gestão de qualquer pequeno negócio que se esteja tocando. É preciso ter um livro caixa, com informações diárias do movimento financeiro, incluindo despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, saídas de dinheiro para diligências externas, entrada de honorários em dinheiro ou cheque via secretária, etc. Ali se lançam pagamentos e recebimentos efetivos. Você pode deixar um mais simples com a secretária e outro controle com você, mais complexo, envolvendo também a conta corrente bancária.

O controle de estoque do escritório é interessante. Saber o quanto se gasta de papelaria em geral, papel e impressora, material de limpeza, café, lanches, e outros gastos mais pode lhe dar uma informação interessante, principalmente, para quando o seu negócio crescer e tais gastos se tornarem mais representativos. Aqui, por exemplo, pensar no reembolso de despesas do cliente, como xerox, é algo importante. Alguns escritórios controlam as ligações telefônicas também, até para medir o quanto se gasta com um ou outro cliente e avaliar a rentabilidade real do contrato de honorários.

Outra planilha financeira essencial é a que traz a análise do resultado líquido mensal do seu escritório. Uma planilha que reúna todas as informações financeiras, inclusive, resultado operacional da conta corrente bancária, para que você possa avaliar a liquidez mensal, a rentabilidade efetiva. Depois, analisando mês a mês será possível conhecer a sazonalidade do negócio, quando e por que em determinados momentos ele teve um resultado melhor ou pior.

A quarta planilha seria a "agenda" da secretária elaborada de forma bem completa, propiciando que você tenha informações não somente do contato do cliente (telefone e email) mas, se possível, quais áreas mais lhe interessam, quais os assuntos que ele já trouxe para você e, com isso, potencializar sua estratégia de marketing, para que possa direcionar um serviço novo ofertando-o para a pessoa certa.

E, por fim, uma planilha que possa lhe demonstrar o controle comercial do negócio por áreas de atuação. Por exemplo, que lhe mostre mensalmente em volume de serviços, em volume de clientes e em volume de resultado financeiro quais as áreas que você atendeu, mostrando o caminho que seu escritório segue, os assuntos que são mais solicitados pelos clientes e, também, as áreas que se mostram mais rentáveis quando se equipara o volume de trabalho com o resultado financeiro.

Bom, vimos que não basta colher dados! É preciso colher as informações certas com objetivos pré determinados e, com isso, efetivamente, tomar decisões. Quem realizar o cenário acima, aos poucos, poderá futuramente e com muito mais facilidade pensar no planejamento estratégico do escritório, desenhando sua missão e sua visão, pois conhecerá melhor o seu negócio e poderá, com isso, planejar mais adequadamente o seu futuro!

Fica a dica de leitura de um pequeno roteiro com dicas sobre estas planilhas essenciais na revista EXAME: clique aqui.

SUCESSO!

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Lançamos um livro sobre "gestão de carreira e gestão de escritórios para advogados" (clique aqui) pela Editora Saraiva, com o apoio da Comissão Estadual do Jovem Advogado da OAB SP. O livro trará temas importantes para o desenvolvimento da sua carreira profissional e também para a boa gestão do seu escritório. Lá há um capítulo específico sobre como instalar um planejamento estratégico em seu escritório! Adquira o seu!

Luis Fernando Rabelo Chacon

@LuisFRChacon

Escritório compartilhado? Qual é a vantagem para o começo de carreira?

Caros leitores,

Estou num período de muito trabalho na advocacia e deixei de postar nos últimos ciclos semanais! Contudo, hoje recebi um email que muito me animou. Enquanto muitos advogados que conheçam estão estudando para concurso e advogando ao mesmo tempo, outros estão vendo na advocacia grandes oportunidades. Advocacia é mesmo uma profissão que exige tempo de maturação, porém o desafio de cada advogado é diminuir esse tempo, torná-lo o mais curto possível.

Já escrevi neste blog sobre o desafio de advogar e estudar para concursos. Será que é possível conciliar? (leia mais sobre isso clicando aqui). Também já escrevi aqui sobre o assunto do email que recebi, o coworking (leia clicando aqui). Um projeto de coworking que sempre me lembro é o 4LEGAL. 

Inclusive, o coworking é um dos assuntos que trato nas palestras que ministro na Comissão do Jovem Advogado da OAB SP, no projeto Integração Total (realizado na sede da CAASP em SP - o próximo será dia 22 de abril). Acompanhe a página da CJA OAB SP no Facebook (curta e siga para receber informações sobre eventos).

Veja o email que recebi, e perceba como a advocacia é mesmo brilhante, encantadora e cheia de oportunidades! Eu fico muito feliz ao receber a devolutiva dos profissionais depois de terem contato com minha visão para a advocacia hoje. O Cássio me enviou o email contando um pouco da experiência dele, da mudança que ele aceitou a partir de uma nova realidade e depois de assistir um evento específico na OAB FRANCA, onde tive a oportunidade e palestrar:

Prezado Dr. Chacon, 

         

Recentemente iniciei meu trabalho como advogado autônomo em um escritório aqui de Franca/SP, que está bem próximo dos moldes propostos pelos princípios do Coworking.

  Estamos numa casa localizada bem próxima ao centro da cidade, de fácil acesso e numa rua bem conhecida. Fatores que facilitam na divulgação do escritório. Toda estrutura física e lógica é muito bem montada.

Vou falar um pouco sobre minha experiência pessoal. Anteriormente tive a oportunidade de montar um escritório sozinho, trabalhando por conta, hoje olhando para trás, percebo claramente que o fato de estar só, foi determinante para que eu não continuasse na carreira jurídica. Antes de voltar ao mundo da advocacia, trabalhei 12 anos em um banco público, concomitantemente desenvolvi atividades empresariais em um negócio familiar do ramo alimentício por 8 anos. Durante todo este período, sempre pensava na advocacia. No início 2012 me desliguei da atividade bancária e passei a me dedicar exclusivamente ao comércio, fazendo planos para voltar a advogar.

 Até que em fevereiro deste ano, recebi uma proposta irrecusável para vender o comércio familiar que vinha tocando, conversei com todos os interessados e obtive apoio para efetivar o negócio.

 Tinha até então, a promessa de um colega, de que eu saindo do comércio teria uma vaga garantida em seu escritório. Fui até ele na maior expectativa, pois minha experiência profissional no campo jurídico é pequena, e, infelizmente ou felizmente, obtive uma resposta negativa. Não havia espaço para eu integrar sua equipe, a despeito de que havíamos combinado que eu trabalharia por 6 meses sem receber nada.

Eu já havia iniciado uma aproximação na OAB/SP  Franca, onde fui muito bem recebido, e comecei a participar de palestras, grupos de estudo e comissões. Candidatei-me então a fazer parte da comissão do jovem advogado, que no meu caso, jovem advogado quer dizer iniciante na carreira.

Uma das palestras que tive o prazer de assistir foi a do Dr. Chacon, que para meus conceitos foi uma quebra de paradigma. Vi um advogado de sucesso, moderno, com ideias novas, falando a respeito de redes sociais, enfim percebi que coisas novas poderiam ser feitas.

No dia seguinte a palestrante foi a Dra. Silvia Vilela, que seguiu a mesma linha do Dr.Chacon, finalizando sua exposição apresentando um vídeo bem bacana ao som do DJ FatBoy Slim.

 Senti que não estava tudo perdido! Eu poderia ter uma nova chance. Não me lembro aonde, mas tive contato com a palavra “Coworking”. Passei então a pesquisar o assunto, lendo textos e apresentações de vídeo. Lancei a ideia na Rede, fazendo contatos importantes, até que conversando bastante cheguei até os colegas que me acolheram.

Na verdade quero falar para você, recém-formado, formado a muito tempo, que nem formou ainda, não desista! Fale com as pessoas, converse, peça ajuda, seja humilde. A advocacia é uma grande profissão, somos indispensáveis à democracia e nossas origens remontam as mais antigas sociedades. Vá atrás de seu sonho, eu posso falar com toda propriedade, estou a caminho do meu e tenho certeza que a colheita, pode demorar, mas será farta!

Um breve relato sobre o que é o coworking.

O coworking surgiu em São Francisco EUA por volta de 2005, chegou ao Brasil em 2009, sendo que os primeiros escritórios foram montados em São Paulo capital. A nova forma de trabalhar propõe um local de trabalho compartilhado sem barreiras, onde os profissionais possam trocar ideias, fazer networking, compartilhar o espaço físico e usufruir da infraestrutura do ambiente. Os escritórios de coworking, geralmente reúnem profissionais de diversas áreas, gerando uma força criativa e motivacional que, dificilmente, seria alcançada no home Office.

É uma tendência mundial!

Para nós, advogados, profissionais liberais por definição, é uma excelente forma de nos inserirmos na profissão. Possibilita fazermos contatos, realizarmos parcerias comerciais, estarmos inseridos num ambiente que “vive e respira” assuntos jurídicos, possibilita termos acesso a profissionais, colegas, que atuam em áreas diversas da nossa, enriquecendo bastante nosso conhecimento. Além dos valores intangíveis citados, quando o profissional trabalha em regime de coworking, toda estrutura física de um escritório não precisa ser pensada, gerenciada, liberando tempo para que o profissional se dedique ao que realmente precisa fazer exercer de fato sua profissão.

Esta é minha humilde contribuição e fico a disposição para troca de ideias. Abraço a todos! Agradecimento especial aos Doutores: Marcos, Raphael, Julio e Guilherme.

Cássio Eduardo Borges Silveira

cassioeduardo@yahoo.com.br 

Não se esqueça que em breve lançaremos este livro pela Editora Saraiva! Aguarde que logo divulgaremos!

Advocacia Hoje Luis Fernando Rabelo Chacon @LuisFRChacon

Marketing: que tal colocar seu currículo na forma de um site?

Como ser visto e percebido numa multidão de profissionais buscando uma vaga de emprego ou mesmo estágio?

Como destacar o seu negócio nesse cenário de alta concorrência entre os escritórios de advocacia?

Muitas dicas foram tratadas neste blog. Futuramente, no nosso livro que será publicado pela Editora Saraiva, teremos muitas estratégias para potencializar sua empregabilidade, capacitar seu perfil empreendedor, com dicas de marketing, elaboração e currículo e, com isso conseguir se destacar na multidão!

Hoje encontrei um contato profissional muito frutífero para quem busca uma recolocação ou o aprimoramento de sua rede de relacionamentos profissionais. Se trata de um gestor de um grupo de contatos na rede social LinkedIn ("Advogados Experientes"). João Carlos Cruz é Headhunter, economista e administrador. Ele tem um blog denominado "novos planos" com muitas dicas e textos para profissionais.

Uma das dicas que ele recomenda, para se destacar na multidão, é a criação de um site profissional, na verdade, um currículo na forma de site o que pode sintonizar sua performance ao revelar profissionalismo, dinamismo e pro atividade, além de facilitar o acesso em diversos meios eletrônicos em que hoje nos encontramos.

Aqui no BLOG um dos textos de apoio mais acessados é um conjunto de dicas práticas sobre como elaborar um currículo. Leia clicando aqui e reveja o seu currículo hoje mesmo.

Contudo, ao invés de enviar um currículo, que tal enviar o link do seu currículo?

A proposta do João Carlos é vinculada ao site CVLINK. Nele você pode criar seu "site currículo" e potencializar o encontro de uma vaga diante das inúmeras empresas cadastradas por um custo realmente acessível (R$40,00).

Faça parte do grupo acima indicado no LinkedIn e conheça o site CVLink! Gostei da ideia e aprovei a divulgação neste BLOG!

Sucesso para você!

Lembre-se: em breve será lançado nosso livro com dicas sobre gestão e carreira para advogados, pela Editora Saraiva!

Advocacia Hoje
Luis Fernando Rabelo Chacon
@LuisFRChacon

Como vencer a ansiedade do cliente que cobra retorno e resultado quase todo dia?

A transparência é a ferramenta  mais útil para o advogado que pretende mostrar ao seu cliente ou ao seu chefe que o serviço está sendo prestado de forma adequada e efetivamente gerenciará para que o resultado seja o melhor possível.

Brigar pelo cliente e na velocidade que o cliente precisa ou quer é sem dúvida um dos problemas da advocacia hoje. O cliente interno ou externo chega até você numa fração de segundos, por email, SKYPE ou Facebook e não mais apenas pelo filtro que a secretaria imprimia. Se antes ela conseguia desacelerar as solicitações anotando recados, hoje o cliente consegue chegar ao advogado com mais facilidade. E se você não atende o celular ele logo manda um watsup com um recado "me liga urgente"!

Agora, como controlar essa ansiedade do cliente sem que ele imagine que está sendo deixado de lado ou mal atendido? Como mostrar que você está fazendo o melhor possível por ele? Transparência.

1- não prometa que entregará algo num prazo que sabe que não fará. Seja honesto com o prazo e negocie com o cliente a entrega se for preciso.

2- não prometa um resultado que não depende de você, seja por interferência externa ou interna. Explique as possibilidades e as variáveis. Converse sobre como realmente é possível favorecer as variáveis mais relevantes.

3- quando o tempo depender de forças externas, como o Judiciário, esclareça isso antes de vender sua solução. Mostre caminhos alternativos se existir e até ofereça preços diferenciados para opções viáveis.

4- ao receber um email ou uma mensagem no celular, responda com uma mensagem que diga algo do tipo: "recebi e retornarei assim que possível, se for urgente favor entrar em contato por telefone". Só de ter visto a mensagem e respondido assim aliviara a ansiedade do cliente.

5- quando o assunto for relevante e complexo, ou exigir atenção fora do normal, ao receber o primeiro contato devolva imediatamente com uma proposta de agendamento de reunião, justificando.

E, se o cliente continuar em cima, sem razoabilidade, sem justificativa, tente conversar pessoalmente com ele sobre isso. Mostre dados, números e explane a dificuldade que isso gera, aguarde um tempo e verifique como ficou. Manter um cliente é importante. Manter um cliente que não te entende, pode prejudicar.

Sucesso!

Editora Saraiva => Lançamento em breve: "Gestão e Advocacia (gestão de carreira e gestão de escritórios: métodos simples para o sucesso)".

LEIA MAIS ARTIGOS INTERESSANTES:

• Conheça dicas para aumentar sua empregabilidade: aqui.
• Aprenda e aperfeiçoe com estratégia a sua atuação no Processo Civil: conheça aqui.
• Advocacia e concurso público: é possível conciliar? Saiba mais.

Advocacia Hoje
Luis Fernando Rabelo Chacon
@LuisFRChacon

O ritmo do mercado e a advocacia (inovar e planejar é a saída)

Hoje li o artigo denominado O NOVO RITMO de Eugênio Mussak, colunista sobre liderança e professor (Revista Você S A janeiro 2014 p.106). Ele menciona, contando uma história, que a empresa precisa reconhecer a visita da incerteza e da complexidade nos dias de hoje. A empresa precisa conhecer a música do mercado e adaptar constantemente os seus passos. Para ele é preciso então ter visão sistêmica e inovação. Um excelente texto, recomendo a leitura.

Na advocacia a questão é a mesma. No gerenciamento do seu escritório de advocacia ou na gestão da sua carreira é preciso planejar e organizar tudo através de uma visão sistêmica. Do mesmo modo não se pode pretender obter os mesmos resultados se não mudarmos nosso comportamento. Inovar torna-se imprescindível para alcançar objetivos.

É muito importante que todos os envolvidos no setor ou equipe da empresa estejam bem cientes disso, ou seja, a empresa está viva e o mercado dita constantes regras e não podemos nos acomodar. Sobretudo, precisa, cada membro da equipe, reconhecer que a sua atitude diária é transformadora. Se cada peça dessa engrenagem compreender o que é necessário, planejar o que é necessário e realizar o que é necessário, certamente, os resultados serão obtidos.

Por isso, precisamos mesmo rever nossa atuação dentro do escritório ou da empresa se somos contratados, e mais ainda se somos sócios, visando efetivamente reconhecer as incertezas e as complexidades do mercado, senão estaremos vendidos e como diz o colunista citado, seremos convidados a sair da festa.

E não pensem que isso não ocorre. Conheço advogados que abriram lojas ou foram arrumar empregos em bancos, que estudam muito para concursos em busca de estabilidade, que correm atrás de uma chance para ser professor... É comum conhecer advogados que desistiram ou querem desistir da advocacia. Acho prudente desistir se isso estiver certo, pois não haverá sucesso completo com meia dedicação. E não haverá o mais importante, o prazer de trabalhar.

O importante, então, é ter certeza que a advocacia é o seu caminho. Organizar de forma planejada seus passos e inovar para não ser surpreendido pela incerteza e complexidade do mercado. Com foco e dedicação o resultado aparece, mesmo considerando um tempo necessário para que isso ocorra de forma completa.

Como tenho dito há espaço na advocacia para quem gosta de advogar, de enfrentar os desafios da incerteza e da complexidade inerentes a todo mercado com inovação e visão sistêmica, com planejamento e dedicação.

Encare isso em 2014!

(EM BREVE LANÇAREMOS PELA EDITORA SARAIVA UM LIVRO SOBRE GESTÃO LEGAL, FIQUE LIGADO)

Leia também sobre Gestão de pessoas na advocacia aqui.

Advocacia Hoje Luis Fernando Rabelo Chacon @LuisFRChacon