Qual o ambiente ideal para um escritório de advocacia? Como é no seu trabalho?

Será que mesas de sinuca, videogames e manicure combinam com o ambiente de escritórios de advocacia? Muitos diriam que sim é que isso é essencial para reter talentos, manter a criatividade e deixar a equipe mais relaxada. Isso foi tema de uma boa matéria da Revista Exame recentemente (leia aqui).

Diga aqui: como é a estrutura de chefia no seu escritório? Conhece a holocracia?

A revista Você S/A de abril de 2014 traz como reportagem de capa a seguinte pergunta: "Vamos acabar com os chefes?" E propõe 6 formas de realizar isso sendo a principal delas a "holocracia".

Segundo a reportagem, neste modelo de gestão, que tem como objetivo revolucionar as estruturas das empresas, o poder é exercido por papéis e não por pessoas. Os papéis são agrupados em círculos, ora maiores, ora menores.

Acredito que o mais importante é a co-responsabilidade que esse cenário exige para manter o comprometimento e o resultado da empresa. Os funcionários fazem seu trabalho com mais autonomia, sem um controle central.

Cada um exerce nos círculos em que atua: influência, transparência e eficiência. "Esse é o grande diferencial das empresas sem chefe: cada um é seu próprio gestor e o único responsável pelo seu desenvolvimento profissional", diz a reportagem. E, ressalta que "o profissional precisa ser maduro para entender de que modo pode contribuir na empresa e ter iniciativa para encontrar novas maneiras para se tornar útil dentro da organização".

Então, no meu ponto de vista, a conclusão seria eliminarmos os chefes e não as lideranças. Até por que a liderança se exerce horizontal e verticalmente, para cima, para baixo e para os lados, ela é 360 graus e, a partir disso, um estagiário pode influenciar positivamente seu chefe ou uma equipe inteira.

Obs: indico, inclusive, um livro que se chama "Líder 360o" e, também, acredito que seria interessante que conheçam mais sobre a temática "influenciosfera"! 

Aqui no BLOG meu objetivo é pensar nisso acontecendo num escritório de advocacia. E, certamente, acredito que seja possível. A estrutura de um escritório propicia uma gestão horizontal, sem chefias, apenas lideranças e responsabilidades distribuídas em círculos que se encontram e se distanciam, gerando autonomia e responsabilidade compartilhadas.

Num escritório os sócios precisam delegar, mas não podem obviamente se furtar de algumas coisas como o planejamento e a gestão da banca, como a sua função comercial de alimentar o escritório com a manutenção e a conquista de clientes, mas podem permitir um ambiente mais confortável para que líderes e liderados rompam barreiras e exerçam uma operação menos engessada, para que seja mais produtiva, mais agradável e traga bons retornos ao clima organizacional.

Bom, do ponto de vista da existência de chefes, da verticalização da estrutura, como é a gestão no escritório que você trabalha?

Conte-nos sua experiência! Vamos trocar idéias!? O objetivo do BLOG sempre foi compartilhar dificuldades, conquistas e experiências! Eu gostaria muito de ouvir você!

E que possamos melhorar sempre!

Advocacia Hoje Luis Fernando Rabelo Chacon @LuisFRChacon

Dicas sobre as planilhas gerenciais mais importantes para seu escritório!

A gestão do seu escritório depende e muito da colheita, da análise e do tratamento das informações para possíveis decisões estratégicas. Isso acontece com o marketing, quando é importante saber do cliente novo que chegou por onde veio, quem o indicou ou como ficou sabendo sobre o escritório? Ao analisar tais informações de 10 clientes, por exemplo, é possível visualizar qual é o canal de marketing está funcionando com o seu escritório.

Isso também acontece com o controle sobre o volume de serviços que determinado cliente lhe traz no cotidiano para que possa comparar com o valor dos honorários que recebe e decidir, após analisar as informações obtidas, se realmente o cliente é financeiramente rentável e, com isso, inclusive, caso seja necessário, propor mudanças específicas como a revisão do referido contrato, para que ele represente o equilíbrio economico e financeiro desejado, justo.

Eu gosto muito da leitura do livro "O pequeno príncipe" de Antoine de Saint-Exupéry. Parece um livro somente para crianças, mas cada vez que leio posso compreender mais e melhor algumas passagens. O príncipe visita diversos planetas ao longo do livro e num deles encontra "o empresário". Em tal passagem o autor nos questiona: de que adianta termos números, contar coisas, se não sabemos o que fazer com eles?

O príncipe se aproxima do empresário que está contando estrelas e ouve ele falando em voz alta um número, como se estivesse contando algo, e lhe pergunta...

"Milhões de que?

O empresário compreendeu que não tinha chance de ter paz:

_ Milhões dessas coisinhas que se veem às vezes no céu.

_ Moscas?

_ Não, não. Essas coisinhas que brilham.

_ Vagalumes?

_ Também não. Essas coisinhas douradas que fazem sonhar os preguiçosos. Mas eu sou uma pessoa séria! Não tenho tempo para divagações!

_ Ah! Estrelas!

_ Isso mesmo. Estrelas.

_ E o que fazes com quinhentos milhões de estrelas?

_ Quinhentos e um milhões, seiscentas e vinte e duas mil, setecentas e trinta e uma. Eu sou um sujeito sério. Gosto de exatidão.

_ E o que fazes com estas estrelas?

_ O que faço com elas?

_ Sim.

_ Nada. Eu as possuo.

(...)

_ Isso quer dizer que eu escrevo num pedaço de papel o número de estrelas que possuo. Depois tranco o papel numa gaveta."

Repito a pergunta que fiz acima: de que adianta termos números e informações se não sabemos o que fazer com elas? Alguns escritórios não possuem dados algum, outros possuem e nada realizam com tais informações. Ora, os dois estão errados e, mais errado está o segundo, que tem trabalho para colher informações e nada faz com elas!

A gestão básica financeira de um escritório é parecida com a gestão de qualquer pequeno negócio que se esteja tocando. É preciso ter um livro caixa, com informações diárias do movimento financeiro, incluindo despesas reembolsáveis e não reembolsáveis, saídas de dinheiro para diligências externas, entrada de honorários em dinheiro ou cheque via secretária, etc. Ali se lançam pagamentos e recebimentos efetivos. Você pode deixar um mais simples com a secretária e outro controle com você, mais complexo, envolvendo também a conta corrente bancária.

O controle de estoque do escritório é interessante. Saber o quanto se gasta de papelaria em geral, papel e impressora, material de limpeza, café, lanches, e outros gastos mais pode lhe dar uma informação interessante, principalmente, para quando o seu negócio crescer e tais gastos se tornarem mais representativos. Aqui, por exemplo, pensar no reembolso de despesas do cliente, como xerox, é algo importante. Alguns escritórios controlam as ligações telefônicas também, até para medir o quanto se gasta com um ou outro cliente e avaliar a rentabilidade real do contrato de honorários.

Outra planilha financeira essencial é a que traz a análise do resultado líquido mensal do seu escritório. Uma planilha que reúna todas as informações financeiras, inclusive, resultado operacional da conta corrente bancária, para que você possa avaliar a liquidez mensal, a rentabilidade efetiva. Depois, analisando mês a mês será possível conhecer a sazonalidade do negócio, quando e por que em determinados momentos ele teve um resultado melhor ou pior.

A quarta planilha seria a "agenda" da secretária elaborada de forma bem completa, propiciando que você tenha informações não somente do contato do cliente (telefone e email) mas, se possível, quais áreas mais lhe interessam, quais os assuntos que ele já trouxe para você e, com isso, potencializar sua estratégia de marketing, para que possa direcionar um serviço novo ofertando-o para a pessoa certa.

E, por fim, uma planilha que possa lhe demonstrar o controle comercial do negócio por áreas de atuação. Por exemplo, que lhe mostre mensalmente em volume de serviços, em volume de clientes e em volume de resultado financeiro quais as áreas que você atendeu, mostrando o caminho que seu escritório segue, os assuntos que são mais solicitados pelos clientes e, também, as áreas que se mostram mais rentáveis quando se equipara o volume de trabalho com o resultado financeiro.

Bom, vimos que não basta colher dados! É preciso colher as informações certas com objetivos pré determinados e, com isso, efetivamente, tomar decisões. Quem realizar o cenário acima, aos poucos, poderá futuramente e com muito mais facilidade pensar no planejamento estratégico do escritório, desenhando sua missão e sua visão, pois conhecerá melhor o seu negócio e poderá, com isso, planejar mais adequadamente o seu futuro!

Fica a dica de leitura de um pequeno roteiro com dicas sobre estas planilhas essenciais na revista EXAME: clique aqui.

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Lançamos um livro sobre "gestão de carreira e gestão de escritórios para advogados" (clique aqui) pela Editora Saraiva, com o apoio da Comissão Estadual do Jovem Advogado da OAB SP. O livro trará temas importantes para o desenvolvimento da sua carreira profissional e também para a boa gestão do seu escritório. Lá há um capítulo específico sobre como instalar um planejamento estratégico em seu escritório! Adquira o seu!

Luis Fernando Rabelo Chacon

@LuisFRChacon

Escritório compartilhado? Qual é a vantagem para o começo de carreira?

Caros leitores,

Estou num período de muito trabalho na advocacia e deixei de postar nos últimos ciclos semanais! Contudo, hoje recebi um email que muito me animou. Enquanto muitos advogados que conheçam estão estudando para concurso e advogando ao mesmo tempo, outros estão vendo na advocacia grandes oportunidades. Advocacia é mesmo uma profissão que exige tempo de maturação, porém o desafio de cada advogado é diminuir esse tempo, torná-lo o mais curto possível.

Já escrevi neste blog sobre o desafio de advogar e estudar para concursos. Será que é possível conciliar? (leia mais sobre isso clicando aqui). Também já escrevi aqui sobre o assunto do email que recebi, o coworking (leia clicando aqui). Um projeto de coworking que sempre me lembro é o 4LEGAL. 

Inclusive, o coworking é um dos assuntos que trato nas palestras que ministro na Comissão do Jovem Advogado da OAB SP, no projeto Integração Total (realizado na sede da CAASP em SP - o próximo será dia 22 de abril). Acompanhe a página da CJA OAB SP no Facebook (curta e siga para receber informações sobre eventos).

Veja o email que recebi, e perceba como a advocacia é mesmo brilhante, encantadora e cheia de oportunidades! Eu fico muito feliz ao receber a devolutiva dos profissionais depois de terem contato com minha visão para a advocacia hoje. O Cássio me enviou o email contando um pouco da experiência dele, da mudança que ele aceitou a partir de uma nova realidade e depois de assistir um evento específico na OAB FRANCA, onde tive a oportunidade e palestrar:

Prezado Dr. Chacon, 

         

Recentemente iniciei meu trabalho como advogado autônomo em um escritório aqui de Franca/SP, que está bem próximo dos moldes propostos pelos princípios do Coworking.

  Estamos numa casa localizada bem próxima ao centro da cidade, de fácil acesso e numa rua bem conhecida. Fatores que facilitam na divulgação do escritório. Toda estrutura física e lógica é muito bem montada.

Vou falar um pouco sobre minha experiência pessoal. Anteriormente tive a oportunidade de montar um escritório sozinho, trabalhando por conta, hoje olhando para trás, percebo claramente que o fato de estar só, foi determinante para que eu não continuasse na carreira jurídica. Antes de voltar ao mundo da advocacia, trabalhei 12 anos em um banco público, concomitantemente desenvolvi atividades empresariais em um negócio familiar do ramo alimentício por 8 anos. Durante todo este período, sempre pensava na advocacia. No início 2012 me desliguei da atividade bancária e passei a me dedicar exclusivamente ao comércio, fazendo planos para voltar a advogar.

 Até que em fevereiro deste ano, recebi uma proposta irrecusável para vender o comércio familiar que vinha tocando, conversei com todos os interessados e obtive apoio para efetivar o negócio.

 Tinha até então, a promessa de um colega, de que eu saindo do comércio teria uma vaga garantida em seu escritório. Fui até ele na maior expectativa, pois minha experiência profissional no campo jurídico é pequena, e, infelizmente ou felizmente, obtive uma resposta negativa. Não havia espaço para eu integrar sua equipe, a despeito de que havíamos combinado que eu trabalharia por 6 meses sem receber nada.

Eu já havia iniciado uma aproximação na OAB/SP  Franca, onde fui muito bem recebido, e comecei a participar de palestras, grupos de estudo e comissões. Candidatei-me então a fazer parte da comissão do jovem advogado, que no meu caso, jovem advogado quer dizer iniciante na carreira.

Uma das palestras que tive o prazer de assistir foi a do Dr. Chacon, que para meus conceitos foi uma quebra de paradigma. Vi um advogado de sucesso, moderno, com ideias novas, falando a respeito de redes sociais, enfim percebi que coisas novas poderiam ser feitas.

No dia seguinte a palestrante foi a Dra. Silvia Vilela, que seguiu a mesma linha do Dr.Chacon, finalizando sua exposição apresentando um vídeo bem bacana ao som do DJ FatBoy Slim.

 Senti que não estava tudo perdido! Eu poderia ter uma nova chance. Não me lembro aonde, mas tive contato com a palavra “Coworking”. Passei então a pesquisar o assunto, lendo textos e apresentações de vídeo. Lancei a ideia na Rede, fazendo contatos importantes, até que conversando bastante cheguei até os colegas que me acolheram.

Na verdade quero falar para você, recém-formado, formado a muito tempo, que nem formou ainda, não desista! Fale com as pessoas, converse, peça ajuda, seja humilde. A advocacia é uma grande profissão, somos indispensáveis à democracia e nossas origens remontam as mais antigas sociedades. Vá atrás de seu sonho, eu posso falar com toda propriedade, estou a caminho do meu e tenho certeza que a colheita, pode demorar, mas será farta!

Um breve relato sobre o que é o coworking.

O coworking surgiu em São Francisco EUA por volta de 2005, chegou ao Brasil em 2009, sendo que os primeiros escritórios foram montados em São Paulo capital. A nova forma de trabalhar propõe um local de trabalho compartilhado sem barreiras, onde os profissionais possam trocar ideias, fazer networking, compartilhar o espaço físico e usufruir da infraestrutura do ambiente. Os escritórios de coworking, geralmente reúnem profissionais de diversas áreas, gerando uma força criativa e motivacional que, dificilmente, seria alcançada no home Office.

É uma tendência mundial!

Para nós, advogados, profissionais liberais por definição, é uma excelente forma de nos inserirmos na profissão. Possibilita fazermos contatos, realizarmos parcerias comerciais, estarmos inseridos num ambiente que “vive e respira” assuntos jurídicos, possibilita termos acesso a profissionais, colegas, que atuam em áreas diversas da nossa, enriquecendo bastante nosso conhecimento. Além dos valores intangíveis citados, quando o profissional trabalha em regime de coworking, toda estrutura física de um escritório não precisa ser pensada, gerenciada, liberando tempo para que o profissional se dedique ao que realmente precisa fazer exercer de fato sua profissão.

Esta é minha humilde contribuição e fico a disposição para troca de ideias. Abraço a todos! Agradecimento especial aos Doutores: Marcos, Raphael, Julio e Guilherme.

Cássio Eduardo Borges Silveira

cassioeduardo@yahoo.com.br 

Não se esqueça que em breve lançaremos este livro pela Editora Saraiva! Aguarde que logo divulgaremos!

Advocacia Hoje Luis Fernando Rabelo Chacon @LuisFRChacon